Version S133
Release notes Mai 2026
Chers utilisateurs,
Cette mise à jour marque une avancée importante dans l’automatisation des opérations et l’accompagnement des utilisateurs dans leurs tâches quotidiennes.
Deux fonctionnalités structurantes ont été introduites au sein de votre plateforme Aston AI Cash Collection afin de gagner en efficacité et confort d’utilisation.
I. Mise en place d’un ‘Envoi récurrent’
La nouvelle fonctionnalité ‘Envoi récurrent’ vous permet de planifier et d’automatiser, indépendamment du scénario appliqué, l’envoi d’un email à vos clients en y insérant votre RIB et/ou leur relevé de compte, à la fréquence de votre choix. L’objectif de cette nouveauté est de permettre une réduction drastique des tâches manuelles et répétitives tout en diminuant le risque d’oubli et d’erreur humaine et en garantissant une communication régulière et homogène.
Important : Pour exploiter cette fonctionnalité, il est nécessaire au préalable de créer un modèle de relance spécifique dans le menu dédié. En sélectionnant le type Email, vous constaterez la présence d’un nouveau domaine d’application ‘Envoi récurrent’. L’utilisateur habilité peut ainsi gérer les modèles qui seront utilisés pour encadrer les envois récurrents aux clients.
Ø La mise en place d’un ‘Envoi récurrent’ est possible depuis l’onglet ‘Suivi relance’ d’un client. Dans le bloc dédié à la ‘Timeline’, vous constaterez l’ajout du bouton éponyme, à côté du bouton ‘Nouvelle action’. A la sélection, une interface dédiée vous propose de renseigner les paramètres suivants :
o Date de début et de fin : permet de définir sur quelle période les envois récurrents doivent être effectués, la date de fin étant optionnelle
o Récurrence : permet de définir à quelle fréquence les envois récurrents doivent être effectués avec comme valeurs disponibles:
§ Quotidienne
§ Hebdomadaire (à partir de la date de début paramétrée)
§ Mensuelle (à partir de la date de début paramétrée)
§ Fin de mois (le dernier jour du mois de la date paramétrée, puis les derniers jours des mois suivants)
§ Annuelle (à partir de la date de début paramétrée)
o Modèle : permet de sélectionner le modèle de mail du domaine d’application ‘Envoi récurrent’ qui sera utilisé pour ces communications
o Pièces jointes : permet de sélectionner le(s) document(s) à rattacher aux envois, parmi :
§ RIB
§ Relevé de compte
o Commentaire : permet de saisir un texte, associé à l’envoi récurent, non communiqué au client
o Arrêt de l’envoi récurrent : disponible uniquement lors de la modification d’un envoi récurrent, cette option permet, une fois les modifications sauvegardées, d’interrompre la récurrence des envois
Une fois les champs obligatoires renseignés, le système vous affiche à l'écran les dates des 3 prochains envois qui seront générés automatiquement. Vous pouvez alors modifier et/ou sauvegarder votre paramétrage.
Le système prendra alors en charge la création et réalisation automatique des actions de type email à chacune des occurrences paramétrées. Ces opérations seront consultables et historisées dans la Timeline de votre client, ainsi que dans l’interface de l’envoi récurrent directement.
Ø Lorsqu’un ‘Envoi récurrent’ est actif sur un compte client, un indicateur visuel mentionnant la périodicité paramétrée est affiché sur le bouton correspondant. Il est possible de modifier/d’arrêter cette configuration à tout moment en retournant dans l’interface dédiée, puis en sauvegardant vos changements.
Important : Lorsqu’un paramètre est modifié sur un client disposant déjà d’un ‘Envoi récurrent’ actif, l’ensemble des futures occurrences sont actualisées en conséquence. Dans le cas ou une action issue du paramétrage précédent est créée mais non réalisée (par exemple, suite à l’absence d’adresse email renseignée pour votre contact de relance), le système vous demande si vous souhaite conserver ou périmer ladite action.
II. Assistance à la création d’échéancier (Promesse de paiement)
Nous avons repensé l’interface de création des échéanciers de paiement (promesses de paiement) afin de vous proposer une assistance à la création, rapide et particulièrement efficace lors de la mise en place de plans de paiement réguliers, tout en réduisant le risque d’erreurs de calcul ou de date dans la saisie des échéances.
Ø Lorsque vous modifiez le niveau de relance (NDR) d’une ou plusieurs écritures d’un client, afin d’établir une ‘Promesse de paiement’, le système vous propose une interface dédiée dans laquelle vous pouvez désormais renseigner les paramètres suivants :
o Nombre d'échéances : permet de définir le nombre d’échéances à créer
o Date de début : permet de définir la date de la première échéance
o Récurrence : permet de définir à quelle fréquence les échéances doivent être établies avec comme valeurs disponibles :
§ Quotidienne
§ Hebdomadaire (à partir de la date de début paramétrée)
§ Mensuelle (à partir de la date de début paramétrée)
§ Fin de mois (le dernier jour du mois de la date paramétrée, puis les derniers jours des mois suivants)
§ Annuelle (à partir de la date de début paramétrée)
Une fois ces valeurs définies, un bouton ‘Calculer’ permet au système d’alimenter automatiquement votre échéancier, avec une ventilation intelligente des montants et une récurrence des échéances correspondant à votre paramétrage.
Vous avez toujours la possibilité de modifier manuellement une échéance de renseigner un commentaire et un nombre de jours de tolérance si nécessaire. Dès lors que le solde à ventiler restant est nul, vous pourrez sauvegarder votre échéancier.
Les actions de suivi correspondantes seront alors automatiquement créées et ajoutées à la Timeline de votre client.
Release notes précédente - Avril 2026
Chers utilisateurs,
Cette mise à jour s’inscrit dans la continuité du déploiement précédent, avec une démarche globale de modernisation de la ‘Fiche Client’ de votre plateforme Aston AI Cash Collection. Notre volonté est d’améliorer la lisibilité, la navigation et l’efficacité opérationnelle des utilisateurs, tout en vous fournissant des informations toujours plus pertinentes.
I. Mise en place d’un nouvel onglet ‘Synthèse’ dans la fiche client
Nouvelle page par défaut lors de la consultation d’un compte client, cet onglet a pour objectif de vous offrir une lecture immédiate, transverse et décisionnelle de votre client.
Ø Le nouveau bloc ‘KPIs’ introduit dans la refonte de l’onglet ‘Suivi relance’ est réutilisé et optimisé. Des ajustements visuels ont été apportés pour améliorer la lisibilité des informations (taille des flèches, cohérence des couleurs).
Sont disponibles les informations suivantes :
o Encours total
o Encours non échu
o Encours échu
o Part de l’encours échu
Ces indicateurs sont exprimés en devises de comptabilité et de facturation.
Nous avons également ajouté les éléments ci-dessous :
o DSO / BPDSO
o DSO M-1 / BPDSO M-1
o Retard moyen
o Durée moyenne des LTG / CTX
Ø Le bloc suivant est dédié au ‘Pilotage des encaissements’, avec :
o Tableau des encaissements réels et prévisionnels - les 2 indicateurs étant affichés côte à côte sur une période glissante allant de [S-3 à Semaine en cours] pour les encaissements réels et de [Semaine en cours à S+3] pour les encaissements prévisionnels. Un simple clic permet d’adapter le calcul des encaissements prévisionnels, théoriques ou selon le retard moyen du débiteur
o Montant des intérêts et pénalités de retard exigibles (si option active)
o Somme des crédits non imputés
Ø Le bloc ‘Évaluation et limite de crédit’ regroupe désormais les indicateurs liés au risque client et aux limites de crédit :
o Scoring Aston AI
o Notation Ellipshere (si option active)
o Indice d’efficacité du recouvrement
o Limite de crédit interne (incluant la gestion d’une limite temporaire)
o Montant de la garantie d’assurance (si option active)
Ø Le Bloc ‘Suivi opérationnel’ est dédié au pilotage des actions et de l’activité client et regroupe :
o Dernière action de relance (réalisée) – en cliquant sur cette information, vous consultez les attributs de ladite action, avec la possibilité, en sélectionnant le numéro d’action, d’être redirigé directement dans le suivi de cette relance
o Prochaine action de relance (à réaliser) – disposant des mêmes caractéristiques que le champ précédent
o Dernière connexion au portail client (si option active)
o Derniers paiements imputés, par niveaux de relance
Sur la partie droite de la page, deux boutons sont disponibles et permettent d’alterner entre l’affichage de deux blocs distincts.
Ø Le bloc ‘Flux d’activité’ recense les notifications gérées par le système, c’est-à-dire tout évènement important survenu sur votre client. Les activités sont présentées sous forme de frise chronologique (de la plus récente à la plus ancienne), illustrées par des pastilles colorées (évaluation positive, négative ou neutre) et précisent : l’origine, la date/heure et l’intitulé. Par défaut, les 10 dernières activités sont affichées. Un lien “Voir plus” permet de consulter l’historique complet sur les 30 derniers jours.
Ø Le bloc ‘Commentaires’ est identique à celui disponible dans la version précédente, avec la consultation de l’historique des commentaires (un lien “Voir plus” est disponible lorsque de nombreux commentaires sont enregistrés), l’ajout d’un nouveau commentaire, l’édition ou la suppression par son auteur et la possible notification d’un collaborateur.
II. Refonte de l'onglet 'Suivi relance' de la fiche client (2ème édition)
1. Optimisation de l’interface
Ø Un nouveau bloc ‘KPIs’ fait son apparition en haut de page et propose une lecture immédiate et synthétique du compte client et de l’évolution des tendances des informations suivantes :
o Encours total
o Encours non échu
o Encours échu
o Part de l’encours échu
Ces indicateurs sont exprimés en devises de comptabilité et de facturation.
Ø Nous avons repensé l’affichage de l’état de la relance, c-à-d des scénarios (standard, litige, contentieux), paiements attendus et échéanciers actifs sur votre client afin de donner au chargé de recouvrement une vision opérationnelle encore plus intuitive.
Ce bloc ‘Etat de la relance’ est placé à la suite des KPIs et propose les éléments suivants :
o Statuts (actif si au moins une pièce ouverte est déclaré dans ce niveau de relance, inactif sinon)
o Valeurs d’encours total et échu correspondant
o Noms des Scénarios associés (pour le suivi standard, litige, contentieux)
o Etats des scénarios (démarré par défaut ou arrêté par le gestionnaire sur ledit client)
o Commande permettant l’arrêt ou le redémarrage du scénario
o Barre d’étapes de scénario
Une distinction visuelle a été appliquée au sein de la barre d’étapes afin de permettre au gestionnaire d’identifier si l’action mise en évidence, c-à-d la dernière créée par le scénario automatisé, a été réalisée (icône de validation de couleur verte au niveau de l’étape) ou est en attente de réalisation (loader de couleur bleue entourant l’étape).
Important : L’affichage des étapes des scénarios dans ce bloc est conditionné à l’activation de la création des actions automatique depuis le groupe de relance auquel votre client est affecté. Autrement dit, il est évidemment nécessaire que la relance automatisée soit opérationnelle.
D’autre part, afin de ne pas perturber la lecture de l’état de la relance sur la barre d’étape, nous avons exclu les actions de pré-relance du périmètre d’affichage.
Ø Le bloc ‘Pièces ouvertes’ fait son retour, replié par défaut pour maximiser l’affichage, avec un système d’extension. Une fois déplié, vous consultez les 5 écritures ouvertes les plus en retard. Un lien “Voir plus” permet de consulter l’ensemble des pièces du compte client. Vous avez toujours la possibilité de sélectionner une ou plusieurs écritures et d’en modifier le niveau de relance.
2. Ajustement de la Timeline
La Timeline des actions de relance affiche désormais par défaut les actions à réaliser, uniquement à date et dans les 10 jours à venir, afin de faciliter le pilotage des dossiers par le gestionnaire et la mise en avant des actions imminentes ou prioritaires.
Une commande est disponible pour afficher/masquer les actions dont le traitement est planifié au- delà des 10 prochains jours.
La commande permettant l’affichage/masquage des actions réalisées a été également déplacé sur la partie gauche de votre Timeline.
Nous avons positionné deux boutons ‘Commentaires’ et ‘Contacts’ au-dessus de la Timeline. A la sélection, le bloc et les informations concernés s’affiche sur la droite. Cliquez à nouveau sur le bouton pour masquer le bloc et restaurer l’affichage de la Timeline en pleine page.
Important : Le bloc ‘Commentaires’ de la Timeline est commun à celui disponible dans l’onglet ‘Synthèse’. D’autre part, les informations des ‘Contacts’ sont modifiables depuis l’onglet ‘Identité’ de la fiche client.
III. Refonte de l’onglet ‘Identité’ de la fiche client
Cette page a été apurée au profit de l’onglet synthèse (KPIs) et ainsi permettre une lecture plus structurée des informations du clients notamment de celles en provenance de l’import et celles résultantes du paramétrage de votre plateforme et de la relance. Les blocs disponibles sont les suivants :
Ø ‘Informations générales’ (Code client, Raison sociale, identifiant légal, Secteur, Langue)
Ø ‘Coordonnées’ (Adresse, Code postal, Ville, Pays, Email, Téléphone)
Ø ‘Données complémentaires importées’ (optionnel)
Ø ‘Données complémentaires manuelles’ (optionnel)
Ø ‘Contacts’ (importés ou créés, les informations pourront être affichées dans l’onglet ‘Suivi relance’)
Ø ‘Paramètres’ (Chargé de recouvrement, Groupe de relance, Portefeuille de gestion, Centre payeur, Devise de facturation, Intérêts et pénalités de retard)
IV. Réorganisation des onglets de la ‘Fiche Client’
Afin de parfaire cette mise à jour et de renforcer l’expérience utilisateur, nous avons procédé à une réorganisation logique et prioritaire des onglets de la fiche client, dont la disposition est désormais la suivante :
v Synthèse
v Suivi relance
v Demandes portail (onglet lié au portail débiteur et au suivi de la relance, disponible si option active)
v Valeurs clés
v Recommandations AVA (Aston Virtual Assistant, disponible si option active)
v Pièces comptables
v Identité
v Documents liés
v Ellisphere (si option active)
v Assurance crédit (si option active)
Important : L’onglet ‘Données complémentaires’ a été retiré, les informations ayant été déplacées dans l’onglet ‘Identité’.
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